Начиная писать эту статью, я задавался одним вопросом: «Как рассказать о том, что у нас имеется хорошая программа для автоматизации бизнеса, что в ней есть все для учета и контроля?». Анализируя разные варианты, я не смог найти ответ. Убеждать — это значит навязывать. Человека сложно убедить, еще сложнее убедить его в том, что ему пока не понятно.

В размышлениях у меня появилась идея – просто поделиться опытом. Как грамотно подойти к решению проблемы автоматизации и улучшить свой бизнес, подняться на новую, качественную ступеньку. Так родился цикл статей посвященных грамотному процессу автоматизации.
Спасение утопающих – дело рук самих утопающих.

Хотите вы того или нет, всем приходится сталкиваться с автоматизацией бизнеса. Попробуем рассмотреть пример обычной розничной торговой точки.

Вы открыли свой маленький магазин. Шаг за шагом Ваш магазин развивается, увеличивается оборот, расширяется ассортимент. Все хорошо, но все чаще Вы ловите себя на мысли, что магазин для вас стал «местом проживания». Вы постоянно находитесь в магазине и занимаетесь рутиной. Считаете приход, делаете переоценки, сводите весь расход, а тут еще  внутренние затраты стали увеличиваться и вы не можете их правильно оценить. При этом выручка в торговой точке нестабильна. Одну смену она большая, другую – в два раза меньше. Обороты вроде растут, а прибыль не увеличивается. Вы не знаете, что и думать: может продавцы воруют, может, по-старинке, на калькуляторе не успевают обслужить всех покупателей. Чеки не дают, клиентам не нравится. В буквальном смысле, проблемы валятся, как «нарастающий снежный ком».

Долго так не протянуть, надо что-то менять.

Первое что приходит в голову – поставить компьютер. Пусть он за вас считает, красиво  показывает, чеки печатает и еще много что делает. Половина проблем решена.

Первое заблуждение: «Поставив компьютер, мы решим много проблем. В нем будет все, что нужно. С его помощью все наладится».

Не надейтесь. Просто само все не наладится, в компьютере не будет того, что вам нужно и сам по себе компьютер вам не поможет.

Компьютер — это оборудование, но более сложное чем, например, весы или кассовый аппарат. Как любое оборудование, он может помочь в Вашем бизнесе, если им правильно пользоваться.

Простой пример. В магазине есть кассовый аппарат, весы, калькулятор. Это оборудование. Оно считает за вас, ведет учет? Нет. Оборудование помогает вам в работе. Может быстро сложить, умножить, посчитать общую сумму, но учет за вас вести не будет. Так же и компьютер – за Вас он вести учет не будет. Он поможет быстро, правильно посчитать, зафиксировать события (приход, переоценку и т. п.) и в последующем провести анализ.

Вывод: Недостаточно купить компьютер, нужно вводить в него данные и потом анализировать собранную информацию. Только в этом случае компьютер вам поможет, упростит вашу работу.

Возникают логичные вопросы: «Как и куда вводить информацию? Должна быть какая-то программа? Где ее взять?»

Первое что напрашивается: пойти в компанию, у которой Вы брали весы, кассу, торговое оборудование. Пусть они подскажут, какую программу нужно поставить, а еще лучше – если сразу поставят.

Второе заблуждение: «Фирма, продающая торговое оборудование предложит самую лучшую программу для вас».

Помните поговорку: «Спасение утопающих — дело рук самих утопающих». Если вы хотите удобное и понятное вам решение, поиском придется заняться самим.

Сервисные центры работают с оборудованием. Они берут его на сервисное обслуживание. Какое программное обеспечение будут использовать их клиенты, им без разницы. Чаще звучит ответ: «Я не знаю, какую программу вам взять» или «Есть компания, которая вас автоматизирует, я вас с ней свяжу». Сервисник, предлагая фирму-автоматизатора, будет иметь процент от продажи. Как будет работать программа, его не интересует. Удобство, возможности, функциональность в этом случае отходят на задний план.

Хотите головную боль — берите, не глядя, с помощью сервисника. Но если Вам действительно нужно простое и грамотное решение – тогда придется провести небольшой анализ.

Программ для автоматизации предлагают очень много. Просто наберите в интернет-поисковике: «автоматизация магазина» и получите список на много листов. Все будут рассказывать о своих широких возможностях, что у них самый лучший выбор и т.п. Как определить самую оптимальную для вас программу?

Опишем основные параметры по которым нужно вести выбор:
1. Стоимость должна быть невысокой, поскольку у Вас магазин среднего уровня.
2. Программа должна быть простой и понятной, она ваш помощник, а не «головная боль».
3. Хорошо, если Вы сами сможете установить и настроить программу.
4. Покупать дорогие компьютеры и оборудование из-за того, что «программа работает только на таких», не стоит. Зачем вам помощник, из-за которого будет потрачено много денег?
5. Когда возникают вопросы, Вам обязательно должны помочь разобраться.
6. Перед покупкой программы оцените ее возможности. Зачем покупать «кота в мешке»?

Список можно продолжить, но это основные пункты по которым нужно оценивать свой выбор.

Перейдем в «практическую плоскость». Интернет здесь сослужит вам большую помощь. Набираете в поисковике «автоматизация магазина» и получаете список ссылок.

По ссылкам, на сайтах нужно искать демо-версии программ автоматизации. По демо-версии можно многое для себя понять:
 – просто устанавливается — большая вероятность, Вы что самостоятельно установите программу и настроите ее полную версию;
 – есть описание, подсказки — значит Вы можете самостоятельно изучить программу и научить других;
 – смогли установить на домашний компьютер — можете сэкономить на покупке нового компьютера, используя домашний в магазине;
 – есть контактные данные – обязательно позвоните и задайте интересующие Вас вопросы. Если Вам ответят на понятном языке, значит наверняка помогут разобраться при внедрении.

Нельзя оценить программу, если на сайте производителя нет демо-версии. Вы рискуете купить не то, что вам нужно. Например, демо-версии может не быть, потому что программу могут установить только специалисты, она работает только с определенным оборудованием, которого у вас нет. Другая ситуация. Внутренняя организация программы настолько запутана, что в ней самостоятельно не разобраться, а описание вообще отсутствует. Часто бывает и так: программа стоит дешево, но в базовой комплектации мало функционала, а дополнения к ней – все платные. Перечисление можно продолжить. Вы еще хотите рискнуть и взять программу без оценки по демо-версии?

Вы заинтересованы в развитии своего бизнеса? Тогда для вас очень важен запас функциональности программы. По демо-версии нужно оценить возможности программы на будущее развитие. Скажем, если Вы начнете использовать дисконтные карты, можно вести их контроль и учет в программе? Сейчас вам это не нужно, а в будущем будете использовать.  Пока нет времени заниматься оптимизацией затрат, а в будущем это необходимо. Можете вы вести учет затрат по статьям расходов? Как контролировать персонал магазина? Как рассчитать зарплату? И так далее.

Важно проанализировать все «заделы на будущее». От этого зависят ваши дальнейшие затраты на автоматизацию. Когда поставите систему учета, перейти на другую будет очень сложно.

Итак, Вы провели анализ и отобрали самые подходящие программы. Теперь необходимо оценить стоимость владения. Из чего она складывается:

1.    Стоимость программы и всех необходимых модулей.
2.    Стоимость установки и настройки.
3.    Стоимость обучения.
4.    Если необходимо – стоимость дальнейшего сопровождения.
5.    Возможность и стоимость дальнейших доработок программы под вас.

Собираете всю полученную информацию, делаете выводы. Могу сказать однозначно: в итоге, Вы будете иметь 1-2 решения, но это будут именно те решения, которые станут вашими помощниками и дадут возможность развивать бизнес дальше.

В следующей статье, мы рассмотрим схемы построения розничных торговых точек и вопросы грамотной подготовки автоматизированных систем учета к эксплуатации.

Автор: Алексей Безпалый, бизнес консультант, специалист в области автоматизации бизнес процессов

Внимание! Исключительным авторским правом на данную статью обладает её автор. Любое воспроизведение или перепечатывание статьи без письменного разрешения автора является нарушением его авторского права и преследуется законодательством.